Dieser Beitrag gibt den Stand vom 5. Oktober 2026 wieder. Gesetzliche Werte wie Beitragssätze oder Freibeträge können sich seitdem geändert haben.
In Deutschland gilt für kaufmännische Dokumente laut HGB § 238 und §257, sowie Abgabenordnung §147 eine Aufbewahrungsfrist.
Es ist gesetzlich festgelegt welche Dokumente für welchen Zeitraum und in welcher Form aufzubewahren sind. Hierbei gilt, dass die Aufbewahrungsfrist mit Ende des Kalenderjahres in dem das Dokument erstellt worden ist beginnt. Man unterscheidet zwischen Fristlängen von 6, 8 und 10 Jahren.
Empfangene und versandte Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge müssen seit 2025 nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden (vorher 10 Jahre). Bilanzen, Inventare, Handelsbücher und Jahresabschlüsse müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden. Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sind im Original aufzubewahren, alle anderen Unterlagen dürfen digitalisiert werden.