Lohnabrechnung auslagern mit LohnCologne - Das externe Lohnbüro

Fragen zum Wechsel der Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Wie werde ich Kunde bei LohnCologne? Nicht nur unsere zukünftige Zusammenarbeit, sondern auch der Wechsel zu uns ist einfach und schnell: Bitte nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir besprechen Ihre Anforderungen im Detail und setzen Ihre individuellen Anforderungen  schnell und unkompliziert um.
• Erhalte ich einen Vertrag und wie lange ist die Laufzeit? Ja, Sie erhalten einen Vertrag. Unsere Zusammenarbeit läuft zunächst für ein Jahr. Sie verlängert sich automatisch, wenn nicht drei Monate vor Ablauf gekündigt wird.
• Welche Kosten sind mit einem Anbieterwechsel verbunden? Wir möchten, dass Sie so wenig Aufwand wie möglich haben. Zu Beginn der Zusammenarbeit sind regelmäßig umfangreiche Erfassungsarbeiten erforderlich. Wir führen diese Arbeiten kostenlos durch und möchten uns damit für das uns entgegengebrachte Vertrauen bedanken.
• Sind An-und Abmeldungen im Preis enthalten? Selbstverständlich.
• Rechnen Sie auch Baulohn ab? Baulohn rechnen wir nicht ab.
• Welche Unterlagen werden für die Übernahme benötigt? Damit der Wechsel für Sie zeitsparend erfolgt, erhalten Sie für die Erfassung der Firmenstammdaten einen Fragebogen. Die Erfassung der Personalstammdaten nehmen wir anhand der letzten Lohnabrechnung vor. Die Vortragswerte entnehmen wir dem Lohnkonto.
• Nach DSGVO dürfen keine personenbezogene Daten ungeschützt gemailt werden, wie erhalte ich die abrechnungsrelevanten Unterlagen? Für den Betrieb bieten wir ein Unternehmensportal an. Sowohl Sie als Betrieb, als auch wir können alle erforderlichen Informationen über dieses Portal bereitstellen. Die Information, dass Daten bereitgestellt wurden, erfolgt automatisch per E-Mail.
• Benötige ich auch einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag, wenn ich die Lohnabrechnung auslagere? Ja, mit dem Leistungsverzeichnis bzw. dem Vertrag erhalten Sie die Unterlagen nach DSGVO.

Fragen zum Ablauf der Lohnabrechnung

• Wie werden die Lohnsteuermerkmale der Mitarbeiter aktualisiert? Der Datenaustausch erfolgt mittels ELSTAM. Die Lohnsteuermerkmale der Mitarbeiter werden monatlich übermittelt, abgeglichen und ggf. geändert.
• Wo befindet sich das Rechenzentrum für das Mitarbeiter- und Unternehmensportal? Das Rechenzentrum ist zertifiziert, mehrfach ausgezeichnet und befindet sich in Deutschland.
• Wie lange dauert es, bis die Lohnabrechnungen erstellt und bei uns sind? Wir benötigen zwei Arbeitstage, ab dem vollständigen Vorliegen aller  benötigten Unterlagen.
• Mit welcher Software führen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen durch? Wir arbeiten mit der zertifizierten Lohnsoftware Agenda.
• An wen wenden wir uns, wenn wir Fragen zu Abrechnung haben? Unser Team steht Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite – selbstverständlich kostenlos.
• Wie erreiche ich meinen persönlichen Ansprechpartner bei Fragen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung? Sie können unser Team  während der Geschäftszeiten per E-Mail und telefonisch erreichen. Bitte beachten Sie, dass personenbezogene Daten nicht per Email versendet werden können.
• Brauche ich für die Sozialversicherungsmeldungen an die Krankenkassen und die Lohnsteuer-Anmeldung ans Finanzamt noch das jeweilige Zertifikat? Nein, diese übermitteln wir.
• Müssen die Lohnabrechnungen an die Mitarbeiter noch ausgedruckt, kuvertiert und versandt werden? Nein, wir haben die Möglichkeit Ihren Mitarbeitern über das Mitarbeiterportal per Datei- Transfer die Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und An-, Um- und Abmeldungen der Krankenkasse bereit zu stellen. Der Mitarbeiter erhält zu jeder Bereitstellung eine E-Mail.