7. Vorteile zum Auslagern der Lohnabrechnung

Es gibt verschiedenste Gründe, warum Unternehmer die Auslagerung der Lohnabrechnung in Betracht ziehen. Vielleicht möchten sie die Kapazitäten in ihrer Personalabteilung für wichtigere Aufgaben nutzen. Oder das Ausfallrisiko einer Alleinkraft senken und für mehr Rechtssicherheit sorgen. Lesen Sie hier, welche Gründe dafür sprechen, die Lohnabrechnung auszulagern.

Grund #1: Zeit und Kosten einsparen

Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung auslagern, gewinnen Sie einerseits Zeit, andererseits sparen Sie Kosten ein. Ihr bestehendes HR-Team wird entlastet und kann sich wichtigeren Aufgaben widmen, beispielsweise dem Recruiting oder der Betreuung der bestehenden Belegschaft. Die Kapazitäten erhöhen sich nicht nur um die Zeit, die für die Erstellung der Lohnabrechnungen erforderlich ist, sondern auch um Nebentätigkeiten wie die Pflege der Lohnsoftware oder das Abklären von Fragen mit den Sozialversicherungsträgern.

Auch die Kostenfrage hat zwei Gesichter: Einerseits verringern sich die Personalkosten immens, andererseits entfallen die Softwarekosten – sowohl für Anschaffung und Updates, als auch für die Pflege des Systems.

Tipp: Viele Lohnbüros rechnen nach Festpreisen ab. Für Sie bedeutet das höchste Transparenz: Egal wie hoch der Aufwand tatsächlich ist, Sie bezahlen lediglich die vereinbarte Pauschale pro erstellte Lohnabrechnung und wissen genau, mit welchem Aufwand Sie monatlich rechnen müssen.

Grund #2: Mehr Ausfallsicherheit bei Urlaub und Krankheit

In kleineren und mittleren Unternehmen wird die Lohnabrechnung häufig von einer Alleinkraft oder zwei Teilzeitkräften erledigt. Steht der Jahresurlaub an oder eine unerwartete Krankheit setzt den Sachbearbeiter außer Gefecht, wird die Abrechnung schnell zum Problem. Lagern Sie Ihre Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister aus, sind Urlaub und Krankheit problemlos abzufedern. Falls Ihr zuständiger Sachbearbeiter erkranken sollte, kann durch optimierte Vertretungsregelungen auch während dessen Abwesenheit die pünktliche und fehlerfreie Lohnabrechnung gewährleistet werden.

Auch bei der Software ist eine höhere Ausfallsicherheit gegeben. Externe Lohnbüros arbeiten mit leistungsfähigen und erprobten Softwarelösungen, die stets aktuell gehalten und gepflegt werden. Dies senkt das Ausfallrisiko beträchtlich.

Grund #3: Geringerer Schulungsbedarf

Das Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht ist eine äußerst komplexe Materie, die noch dazu mindestens jährlich enormen Änderungen unterworfen ist. Regelmäßige Schulungen der Lohnbuchhalter sind unverzichtbar, um rechtssichere Lohnabrechnungen zu erstellen. Der Schulungsaufwand lässt sich minimieren, wenn Sie die Lohnabrechnung auslagern. Die Mitarbeiter des Lohnbüros bilden sich zwar ebenfalls weiter – doch die Kosten dafür werden auf vielen Schultern verteilt, sodass für jeden Kunden nur noch ein minimaler Anteil verbleibt.

Tipp: Ist für die Durchführung Ihrer Lohnabrechnungen spezielles Wissen erforderlich (z. B. Modelle der betrieblichen Altersvorsorge), sind Sie bei einem externen Lohnbüro bestens aufgehoben.

Grund #4: Unterstützung bei Betriebsprüfungen

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, bekommt früher oder später Besuch vom Finanzamt oder dem Deutschen Rentenversicherung Bund.

Die Mitarbeiter eines externen Lohnbüros wissen genau, wie in diesem Fall zu verfahren ist, welche Unterlagen die Prüfer benötigen und welche Auskünfte sie erteilen können. Sie sind die ideale Unterstützung für Betriebsprüfungen und der Unternehmer steht mit den mitunter aggressiv agierenden Prüfern nicht alleine da.

Grund #5: Geringere Fehleranfälligkeit und mehr Rechtssicherheit

Fehler passieren. Und doch lässt sich deren Häufigkeit stark reduzieren, indem routinierte und erprobte Abläufe zum Tragen kommen, die jede möglicherweise auftretende Eventualität berücksichtigen. Sie profitieren von einer geringeren Fehleranfälligkeit, wenn Sie die Lohnbuchhaltung auslagern:

• Externe Lohnbüros rechnen oft tausende Löhne pro Monat ab und können dank der erprobten Routine Fehler auf ein Minimum reduzieren.
• Durch top geschulte Lohnabrechner gewinnen Sie an Rechtssicherheit.
• Mit den häufigen gesetzlichen Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht müssen Sie sich nicht mehr beschäftigen.
• Viele Lohnbüros sind auf bestimmte Branchen oder Berufsgruppen spezialisiert (z. B. Sicherheitsunternehmen). Dies sichert Ihnen zusätzliches Fachwissen, individuelle Lösungen und kann Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse unterstützen.

Grund #6: Freie Skalierbarkeit

Wächst das Unternehmen, sind weitere Kapazitäten in der Lohnbuchhaltung erforderlich. Dies lässt sich jedoch nicht problemlos umsetzen – ein weiterer Mitarbeiter muss schließlich auch ausgelastet werden.

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung auslagern, sind Sie in Ihrer Entwicklung völlig frei. Die Lohnbuchhaltung durch einen externen Dienstleister ist voll skalierbar. Wächst Ihr Unternehmen, lagern Sie einfach weitere Lohnabrechnungen aus.

Grund #7: Sicherheit für sensible Daten

Spätestens seit Einführung der DSGVO ist das Bewusstsein der Arbeitnehmer in Hinblick auf den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten gewachsen. Umso wichtiger ist es deshalb für Arbeitgeber, den Datenschutz zu gewährleisten. Externe Lohnbüros verfügen über strenge Richtlinien über den Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten, sodass keine Informationen an unberechtigte Dritte gelangen können.

Lohnbuchhaltung auslagern: Welche Gründe treiben Sie an?

Ob bessere Betreuung der Belegschaft, mehr Rechtssicherheit oder Kostensenkung – was auch immer Sie antreibt, die Auslagerung Ihrer Lohnbuchhaltung kann in zahlreichen Situationen eine sinnvolle Option sein. Indem Sie die administrativen Arbeiten zum Thema Lohnbuchhaltung auslagern, kann sich Ihr HR-Team stärker auf die Aufgaben rund um den Mitarbeiter fokussieren.