Die Gehaltsabrechnung ist die schriftliche Dokumentation für das Arbeitsentgelt, welches Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern für deren Leistung vergüten. Diese Vergütung wird in der Regel mit Geldleistungen erbracht. Die Gehaltsabrechnung beinhaltet, neben allen relevanten Daten des Arbeitnehmer und Arbeitgeber, die nominale Brutto-Vergütung für die Arbeitsleistung, sowie die gesetzlichen Abzüge für Steuern und Sozialabgaben.

Auch das Eintrittsdatum des Arbeitnehmers, verbleibende und genommene Urlaubstage, Krankheitstage, Sondervergütungen, Tantiemen oder Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld werden in der Gehaltsabrechnung angedruckt.

In der Gehaltsabrechnung wird der Bruttolohn als Berechnungsgrundlage für den Nettolohn herangezogen. Der Bruttolohn ist der absolute Wert für die Vergütung der Arbeitsleistung. Vom Bruttolohn werden die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag, ggf. die Kirchensteuer und Sozialversicherungsabgaben für Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung und Pflegeversicherung abgezogen.

Die Gehaltsabrechnung wird in der Regel monatlich bei der Auszahlung der Arbeitnehmer-Vergütung erstellt. Dies erfolgt meistens zum Ende des Monats. Der Arbeitnehmer erhält mit der Gehaltsabrechnung regelmäßig eine Dokumentation über seine ihm vergüteten Arbeitsentgelte sowie die entsprechenden gesetzlichen Abzüge. Nach Abzug der gesetzlichen Abgaben vom Bruttolohn, die in der Regel der Arbeitgeber direkt an die entsprechenden Versicherungsträger bzw. an das Finanzamt abführt, ist auf der Gehaltsabrechnung der so genannte Nettolohn bzw. das Nettogehalt zu
entnehmen. Dieser Wert ist der tatsächliche Geldwert, den der Arbeitnehmer ausgezahlt bekommt.

Die Abrechnung dient dem Arbeitnehmer auch als Beleg seiner erbrachten Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuerabführungen zur Vorlage bei den Versicherungsträgern und dem Finanzamt. Aber auch dem Arbeitgeber dient die Gehaltsabrechnung der Dokumentation für Aufwendungen von Löhnen und Gehältern.

Die Gehaltsabrechnung kann neben den bereits erwähnten Positionen auch Provisionen und Sonderzahlungen beinhalten, wie sie z.B. Handelsvertreter erhalten, die neben einem bestimmten Fixum nach Leistung vergütet werden.

Die Abrechnung wird mit Hilfe spezieller EDV Lohnbuchhaltungsprogramme erstellt. Für die korrekte Erstellung der Gehaltsabrechnung sind in der Regel die Lohnbuchhalter, Personalsachbearbeiter oder der Steuerberater des Arbeitgebers beauftragt.